Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im Rahmen der Nutzung der App „Kraftkoi" (nachfolgend „App") ist:

Kraftkoi
[Vollständige Adresse eintragen]
E-Mail: kontakt@kraftkoi.de

Kraftkoi betreibt die App als Cloud-basierte Software-as-a-Service (SaaS)-Plattform, die Handwerkern und Dienstleistern die Erstellung von Angeboten und Kostenvoranschlägen sowie die Verwaltung von Kunden- und Materialdaten ermöglicht.

Bei der Nutzung der App sind zwei Verantwortlichkeitsbereiche zu unterscheiden:

a) Nutzer als Verantwortlicher: Wenn Sie als Nutzer der App Kundendaten (Namen, Adressen, Kontaktdaten Ihrer Kunden), Materialpreise, Angebote oder sonstige Geschäftsdaten in der App erfassen, sind Sie insoweit selbst Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Kraftkoi verarbeitet diese Daten in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Es liegt in Ihrer Verantwortung, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Kundendaten zu haben (z. B. vorvertragliche Maßnahmen oder Vertragsdurchführung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und Ihre Kunden entsprechend zu informieren.

b) Kraftkoi als Verantwortlicher: Für die Verarbeitung von Daten, die zur Bereitstellung und zum Betrieb der App erforderlich sind (z. B. Benutzerkonten, Abrechnung, technische Betriebsdaten), ist Kraftkoi verantwortlich. Diese Datenschutzerklärung bezieht sich auf diesen Bereich.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Erfüllung eines Vertrags (z. B. Registrierung, Abonnement, Erstellung von Angeboten).
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z. B. Aufbewahrung von Rechnungen und Buchungsbelegen nach § 147 AO, § 14b Abs. 1 UStG).
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Wahrung berechtigter Interessen (z. B. Betriebssicherheit, Missbrauchsschutz, Fehlerbehebung).
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung, sofern eine ausdrückliche Einwilligung eingeholt wird.

Bei der Registrierung und Nutzung der App werden folgende Daten verarbeitet:

Authentifizierungsdaten: E-Mail-Adresse, Name (full_name), Benutzerrolle (admin/user), Anmeldedatum.
Firmendaten: Firmenname, Adresse, Telefon, E-Mail, Website, hochgeladenes Firmenlogo.
Bank- und Steuerdaten: Name der Bank, IBAN, BIC, Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Standard-Mehrwertsteuersatz, Standard-Stundenlohn.

Zweck: Bereitstellung des Benutzerkontos, Durchführung des Abonnements, Ermöglichung der Angebots- und Rechnungserstellung mit korrekten Absenderangaben.

Speicherdauer: Die Daten werden für die Dauer der Nutzung gespeichert und nach Löschung des Kontos gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. § 147 AO: 10 Jahre) entgegenstehen.

Die App ermöglicht es Nutzern, Daten ihrer eigenen Kunden zu speichern:

Verarbeitete Daten: Name, Firma, Adresse (Straße, PLZ, Stadt), E-Mail, Telefon, Notizen; ferner kundenbezogene Angaben in Angeboten und Kostenvoranschlägen (Leistungsbeschreibungen, Preise).

Verhältnis: Kraftkoi verarbeitet diese Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter für den jeweiligen Nutzer. Der Nutzer bleibt Verantwortlicher für diese Daten.

Speicherdauer: Die Daten verbleiben gespeichert, bis der Nutzer sie löscht oder sein Konto kündigt. Bei Kündigung werden die Kundendaten gelöscht, sofern der Nutzer keine anderweitige Herausgabe verlangt.

Die Abwicklung der Abonnementzahlungen erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland („Stripe"). Stripe wird als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO tätig.

Verarbeitete Daten: Stripe-Kunden-ID, Stripe-Abonnement-ID, Zahlungsstatus, sowie – je nach gewählter Zahlungsart – Kreditkartendaten oder SEPA-Lastschriftmandate (inkl. IBAN, BIC, Kontoinhaber).

Zweck: Durchführung des Abonnements, Abwicklung der monatlichen Zahlung, Verwaltung der SEPA-Lastschriftmandate.

SEPA-Lastschrift: Bei Auswahl des SEPA-Lastschriftverfahrens wird ein SEPA-Mandat erteilt. Die IBAN und zugehörige Bankdaten werden an Stripe übermittelt und dort gespeichert. Die Abbuchung erfolgt mit Vorabankündigung. Die Mandatsreferenz und Gläubiger-Identifikationsnummer werden von Stripe bereitgestellt.

Speicherdauer: Stripe speichert die Zahlungsdaten gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB) sowie den eigenen Compliance-Anforderungen. Details finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe: stripe.com/de/privacy.

EU-Datenschutz-Auftragsverarbeitungsvertrag: Mit Stripe besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Die App nutzt KI-gestützte Funktionen (Large Language Models / LLM), um Nutzern bei der Erstellung von Angeboten zu unterstützen, insbesondere bei der Generierung von Preisvorschlägen und Leistungsbeschreibungen für manuell eingegebene Positionen.

Verarbeitete Daten: Bei der Nutzung dieser Funktion werden die vom Nutzer eingegebenen Texte (z. B. Bezeichnung einer Leistung oder eines Materials) an einen externen KI-Dienstleister übermittelt. Es werden keine Kundendaten übermittelt, es sei denn, der Nutzer gibt diese aktiv in das Eingabefeld ein.

Zweck: Generierung von Vorschlägen für Preise und Beschreibungen zur Effizienzsteigerung bei der Angebotserstellung.

Speicherdauer: Die übermittelten Daten werden nur für die Dauer der Verarbeitung benötigt und vom KI-Dienstleister nicht dauerhaft gespeichert, soweit nicht anders von diesem vorgegeben.

Hinweis: Nutzer sollten keine sensiblen oder vertraulichen Informationen in die KI-Funktion eingeben, die nicht für die Angebotserstellung erforderlich sind.

Nutzer haben die Möglichkeit, ein Firmenlogo hochzuladen. Die hochgeladene Datei wird auf den Servern des Hosting-Anbieters gespeichert und im Rahmen der App angezeigt (z. B. in Angeboten und PDF-Exporten).

Speicherdauer: Das Logo wird gespeichert, bis der Nutzer es entfernt oder sein Konto löscht.

Im Rahmen der Abonnementsverwaltung werden automatisierte E-Mails an Nutzer versendet (z. B. Bestätigung der Kündigung, Benachrichtigung über fehlgeschlagene Zahlungen).

Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse, Name des Nutzers, Abonnementstatus und -details.

Zweck: Information der Nutzer über den Status ihres Abonnements und notwendige Handlungen.

Kraftkoi setzt folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein:

a) Hosting und Datenbank (Base44):
Die App wird auf der Plattform von Base44 gehostet. Sämtliche in der App gespeicherten Daten (Benutzerkonten, Kundendaten, Materialien, Angebote) werden auf Servern von Base44 bzw. deren Unterauftragnehmern verarbeitet. Mit Base44 besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

b) Zahlungsdienstleister (Stripe):
Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irland – Verarbeitung von Zahlungsdaten und SEPA-Mandaten.

c) E-Mail-Versand:
Versand von Transaktions-E-Mails über die Infrastruktur des Hosting-Anbieters.

d) KI-Dienstleister:
Verarbeitung von Texteingaben zur Generierung von Preis- und Beschreibungsvorschlägen.

Mit allen genannten Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge, die eine datenschutzkonforme Verarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO sicherstellen.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Empfänger außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums (Drittstaaten) findet statt, soweit die genannten Dienstleister (insbesondere Stripe und der KI-Dienstleister) Server in Drittstaaten nutzen. Eine Übermittlung erfolgt nur, wenn ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt oder angemessene Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO) vereinbart wurden.

Für Stripe liegt ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission für Irland als Sitzland vor. Soweit Stripe Daten in die USA übermittelt, erfolgt dies auf Basis der Standardvertragsklauseln.

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie es für die Erfüllung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies vorschreiben.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Nach § 147 AO und § 257 HGB sind Geschäftsunterlagen (insbesondere Rechnungen und Buchungsbelege) 10 Jahre aufzubewahren. Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten routinemäßig gelöscht.

Kontolöschung: Bei Kündigung des Kontos werden die gespeicherten Firmendaten, Kundendaten, Materialien und Angebote gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Zahlungsbezogene Daten (insbesondere Rechnungen und Buchungsbelege) werden für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist aufbewahrt.

Kraftkoi trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Diese umfassen insbesondere:

Zugangskontrolle: Zugriff auf Daten nur nach Authentifizierung; rollenbasierte Berechtigungskonzepte (Nutzer sehen nur ihre eigenen Daten, Administratoren haben erweiterte Rechte).
Transportverschlüsselung: Alle Datenübertragungen erfolgen über HTTPS/TLS.
Vertraulichkeit: Trennung der Datenbestände zwischen verschiedenen Nutzern; kein Einsehen von Nutzerdaten durch unbefugte Dritte.
Verfügbarkeit: Regelmäßige Backups und redundante Systeminfrastruktur durch den Hosting-Anbieter.
Protokollierung: Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse zur Nachverfolgung und Fehlerbehebung.

Die App verwendet keine klassischen Tracking-Cookies. Zur Aufrechterhaltung der Benutzersitzung (Authentifizierung) werden Token im lokalen Speicher des Browsers (Local Storage / Session Storage) abgelegt. Diese Daten werden beim Abmelden oder Schließen des Browsers gelöscht bzw. verlieren ihre Gültigkeit.

Es findet kein Tracking, keine Reichweitenmessung und keine Profilbildung statt.

Als betroffene Person stehen Ihnen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

Art. 15 DSGVO – Auskunftsrecht: Sie können Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten verlangen.
Art. 16 DSGVO – Recht auf Berichtigung: Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
Art. 17 DSGVO – Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden"): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Art. 18 DSGVO – Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
Art. 20 DSGVO – Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie können Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten.
Art. 21 DSGVO – Widerspruchsrecht: Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) widersprechen.
Art. 7 Abs. 3 DSGVO – Widerruf einer erteilten Einwilligung: Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: kontakt@kraftkoi.de

Ihnen steht nach Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist abhängig von Ihrem Wohnsitz oder dem Ort der mutmaßlichen Verletzung. Die für Kraftkoi zuständige Aufsichtsbehörde kann anhand der folgenden Liste ermittelt werden:

Übersicht der Datenschutz-Aufsichtsbehörden

Im Falle einer Datenschutzverletzung, die voraussichtlich ein Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen birgt, wird Kraftkoi die betroffenen Personen sowie die zuständige Aufsichtsbehörde gemäß Art. 33 und 34 DSGVO unverzüglich – spätestens innerhalb von 72 Stunden – informieren, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Kraftkoi behält sich vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um gesetzliche oder technische Entwicklungen zu berücksichtigen. Die jeweils aktuelle Version ist auf dieser Seite abrufbar.